Il y a deux semaines je vous annonçais le lancement du défi des 100 pompes en 2010. L’idée était de s’entraîner tous les deux/trois jours grâce à une méthode de remise en forme pour pouvoir réaliser 100 pompes à la suite au bout de six semaines. L’opération est d’ailleurs déjà un succès puisque nous sommes actuellement une bonne dizaine de participants à soumettre régulièrement notre progression dans le sujet associé du forum devperso.org, et nous avançons à grand pas vers les 100 pompes.

Cependant je suis bien conscient que ce n’est pas un défi transcendant pour tout le monde (curieusement, les femmes ne se sont pas bousculées au portillon ). Je vous propose donc de réparer cela grâce à un défi beaucoup plus personnalisable, proposé cette fois-ci par Julien du blog World Emotions.

Le défi consiste à choisir une de vos mauvaises habitudes, et à vous en débarrasser en 30 jours. Bien entendu, il faut que ce soit une habitude qui arrive fréquemment, si possible plusieurs fois dans la journée. Il n’est pas question de se débarrasser d’une mauvaise manie du genre "j’oublie mes clés de la maison au bureau une fois tous les deux mois".

Jusqu’à présent, les premiers inscrits ont eu plusieurs idées intéressantes, comme :

• arrêter de partir au boulot sans rien dans le ventre
• arrêter de se ronger les ongles
• arrêter d’avaler les aliments goulument sans les mastiquer
• arrêter de se lever à l’arrache le matin

Et je suis sûr qu’on peut en trouver beaucoup d’autres (en général on est toujours créatif lorsqu’il s’agit de ne pas avancer dans le droit chemin )

Et qu’est-ce que ce sera pour moi me direz-vous?

Mon choix personnel s’est porté sur ma manie de regarder très souvent mes emails. Loi du moindre effort oblige, lorsque je suis sur une tâche difficile, je suis irrésistiblement attiré vers mes emails qui regorgent de tâches triviales, de nouveautés et de petits plaisirs, des tentations auxquelles j’ai du mal à résister.

Alors pour arrêter ça, j’ai décidé dorénavant de ne consulter mes emails personnels que 2 fois par jour. Bien sûr il s’agit de mes emails perso. Pas question de jouer à cela au boulot ou je me ferais frapper ! C’est triste à dire mais c’est la culture de mon entreprise : même si on est absorbé sur une tâche il faut avoir la présence d’esprit de regarder de temps à autre si l’on n’a pas reçu une invitation pour une réunion par exemple (rassurez-vous je me rebelle quand même de temps à autre ).

Ce qu’il faut savoir, c’est que lorsqu’on démarre une tâche, il faut toujours un petit labs de temps avant d’être vraiment concentré sur cette tâche, totalement absorbé, dans le flow. Alors si l’on bascule tout le temps vers sa boîte d’emails, le temps où l’on est vraiment concentré diminue. Et cela peut avoir des effets dévastateurs sur notre productivité.

J’attends donc de cette petite expérience un réel surplus d’efficacité, même si évidemment je ne serai plus autant réactif que par le passé.

Mais sachez que c’est pour la bonne cause !

Si vous êtes intéressé par ce défi, voici les liens à visiter :

• Article de lancement du défi sur le blog Wold Emotions
• Page d’inscription au défi
• Page de suivi du défi sur le forum devperso.org

 Crédit photo : AJTiner

Ces services se permettent de nous envoyer une avalanche de notifications alors que nous souhaitons traiter en priorité les emails qui font réellement avancer nos projets.

La solution au problème, c’est tout simplement de créer des filtres qui vont déplacer automatiquement les emails de notification dans des dossiers appropriés. Ces dossiers pourront ensuite être tranquillement consultés pendant notre temps libre, lorsqu’on a terminé de traiter les emails importants.

Pour vous faciliter la tâche, voici un petit tutoriel en images qui va vous montrer comment créer un filtre pour ranger automatiquement vos notifications Facebook dans un dossier “mediasociaux” de votre messagerie :

Cliquez simplement sur l’icône de votre messagerie pour accéder au tutoriel
(pour Outlook express, choisissez Window Live Mail)

Gmail

Gmail est sans conteste le client email le plus puissant, et en particulier pour les filtres : vous pouvez créer autant de filtres que vous le désirez et un grand nombre de critères sont à votre disposition.

Pour accéder aux filtres, nous allons d’abord aller dans les paramètres en cliquant sur le lien Settings en haut à droite de la page principale :

Puis on clique sur Filters pour aller dans la gestion des filtres, et Create  a new filter pour créer un nouveau filtre :

Là nous accédons à une première page de saisie des paramètres du filtre, où nous allons filtrer par email. Notre filtre concernera tous les emails provenant de “@facebook”, ce qui devrait englober tous les emails provenant du site Facebook.

En appuyant sur le bouton “Test Search”, on a un apperçu des messages filtrés :

On clique ensuite sur Next Step et la deuxième page de saisie du filtre nous permet d’indiquer que nous voulons que le message saute la boîte de réception (skip the inbox) et qu’on lui applique le label “mediasociaux” (cliquez sur New label pour créer le label mediasociaux si ce n’est pas déjà fait):

Il n’y plus qu’à valider en cliquant sur le bouton “Create Filter”.

C’est bon maintenant : il suffit de cliquer sur l’étiquette “mediasociaux” que voilà dans la page principale pour visualiser tous les emails venant de facebook :

Remarquez qu’on peut voir entre parenthèse le nombre d’emails non lus.

Yahoo

Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Yahoo Mail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…

Sur la page des options, cliquons sur Filtres :

Nous aboutissons sur la page [Nouveau filtre] où nous allons saisir les paramètres du filtre :

• Nom du filtre : Média Sociaux
• Expéditeur : @facebook
• Déplacer vers le dossier : mediasociaux

(choisissez [Créer un dossier] si vous n’avez pas encore créé ce dossier)

Nous pouvons enfin valider :

A partir de maintenant, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux” sans passer par la boîte de réception.

Microsoft Live Hotmail

Pour paramétrer un filtre dans la messagerie Hotmail, nous devons tout d’abord aller dans le menu Options en haut à droite de la page principale. Puis cliquer sur Autres options…

Dans la page des options, nous cliquons sur le lien Tri automatique des messages :

Puis cliquons sur le bouton Nouveau filtre :

Il n’y a plus qu’à saisir les paramètres du filtre :

• Quels sont les messages? : Adresse qui contient “@facebook”
• Où ces messages doivent être rangés? : Nouveau dossier “mediasociaux”

Enfin il suffit de cliquer sur le bouton “enregistrer” pour valider le filtre.

Les messages venant de Facebook seront désormais déplacés automatiquement dans le dossier “mediasociaux” à leur réception.

Microsoft Live Mail/Outlook Express

Windows Live Mail est le nouveau logiciel de messagerie de Microsoft, successeur d’Outlook Express. Mais tous deux fonctionnent de la même manière pour la gestion des filtres.

Comme j’ai la version en anglais, les captures d’écran concernent la version en anglais mais je vais vous donner le nom des menus françajs dans le texte.

Tout d’abord, créons un dossier en allant dans Fichier > Nouveau > Dossier…

Puis dans la fenêtre Créer un dossier, nous saisissons le nom du dossier qui va contenir nos notifications Facebook : “mediasociaux” :

Une fois que le dossier est créé, nous allons créer une nouvelle règle de message en allant dans Outils > Règles de message > Courrier… 

Puis dans la fenêtre “Nouvelle règle de courrier”, nous paramétrons notre filtre :

• Cocher “Lorsque la ligne De contient des personnes” en tant que condition
• Cocher “Le déplacer vers le dossier spécifié” en tant qu’action
• Cliquez sur le lien “contient des personnes” et saisissez “@facebook” pour filtrer tous les messages venant de Facebook.
• Cliquez sur le lien “dossier spécifié” et saisissez choisissez “mediasociaux” comme répertoire cible.

Une fois que vous aurez sauvegardé, tous les messages provenant de Facebook seront automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.

Thunderbird

La création d’un filtre dans le logiciel de messagerie Thunderbird se fait en deux étapes. Tout d’abord, créons un nouveau dossier “mediasociaux” qui accueillera les messages provenant de Facebook :

On nous demande de saisir le nom du dossier :

Une fois ce dossier saisi, nous allons aller dans Outils > Filtres de messages… pour créer le filtre proprement dit :

Cliquons sur le bouton Nouveau… dans la fenêtre des filtres de messages :

Puis nous saisissons les paramètres du filtre.

• Le nom du filtre : Média sociaux
• Le critère de filtrage : ici on veut filtrer tous les message venant de “@facebook”
• L’action à exécuter : nous voulons que ces messages soient déplacés dans le dossier “mediasociaux”

Voilà tout! Les messages provenant de Facebook seront dorénavant automatiquement déplacés dans le dossier “mediasociaux”.

Conclusion

J’espère que cet article vous aura permi de créer votre filtre Facebook, et ainsi de ne plus être ennuyé par vos notifications lorsque vous voulez réellement travailler.

Vous pourrez ajouter bien d’autres filtres. Je vous conseille notamment d’en créer un pour les newsletters. En fait, c’est le premier conseil que je donne dans ma newsletter. Je préfère de loin que les emails que j’envois dans ma newsletter soient consultés dans un moment de temps libre plutôt qu’ils soient perçus comme une source de distraction!

Moi-même, depuis que j’ai créé un filtre pour toutes mes newsletters, je me rends compte que j’en ai une expérience désormais bien plus positive qu’avant.

Et vous? Utilisiez-vous déjà des filtres dans votre messagerie? Faites-nous connaître votre expérience dans les commentaires!

Depuis mes débuts professionnels, je m’étais habitué au traditionnel Cordialement qui orne la plupart des signatures d’emails et j’avais adopté le même standard. Cette formule permet à la fois de rester neutre et d’automatiser sa signature, puisqu’elle passe partout.

Pourtant, j’ai récemment fait marche arrière, notamment grâce à un client, qui m’envoie toujours un mot sympathique. Car quand on y réfléchi, il ne coûte rien de personnaliser un peu ses emails pour réchauffer un peu cette froideur traditionnelle des relations professionnelles.

On se rends vite compte qu’il existe toute une panoplie de formules capables d’exprimer plus de bonne humeur sans basculer dans la familiarité. Je citerai par exemple : Salutations, Bonne journée, Meilleurs sentiments, Bon appétit, Salutations les meilleures, Remerciements, Bonne fin d’après-midi, Bonne réception, Sincères remerciements ou Bonne continuation.

Nul doute que ce genre d’expressions permet de se montrer plus ouvert, d’améliorer son charisme et accessoirement de demander plus facilement des services aux collègues.