Isto é a 3ième vertente do processo sobre hipster o PDA. Após ter visto como este organiseur papel é capaz substituir avantajadamente o vosso PDA electrónico e passado em revista várias soluções para conceber o vosso, interessamo-nos aujourd’hui à l’organisation das fichas.

L’article baseia-se largamente no método Getting Things Done e o sítio Pilha of Índice Cards, bem como várias outras fontes d’inspiration através do web…

Alguns conselhos práticos

As fichas de cor

L’avais já precisado no segundo artigo e recordo-o: as fichas de cor não são aconselhadas - não confia por conseguinte à l’icône de l’article, as cores são justas lá para alegrar o sítio.

É verdadeiro que fichas de cores diferentes permite-vos d’un golpe d’oeil d’accéder à uma categoria de ficha específica. Mas é bastante vinculativo gerir várias existências de fichas. Além disso, pode-se obter o mesmo efeito marcando simplesmente a fracção das fichas.

A única excepção à regra refere-se às fichas de separação e de couverture…

Separam as vossas fichas virgens das fichas usadas

Merlin Mann preconiza d’utiliser um separador para separar as fichas virgens - fresh cards - das fichas usadas - used cards :

Assim, as páginas virgens colocadas em primeira posição permitem d’être reagente e de notar imediatamente n’importe qual ideia que passa-nos per capita. Ca evita também dar uma ficha já preenchida às costass um colega.

Quantos fichas para hipster um PDA?

Alguns interrogar-se-ão talvez quantos fichas são aconselhadas para hipster um PDA. A resposta vem geralmente com a prática: a vossa frequência de tomada de nota, o número de fichas de referência, a grossura vosso poche…

Merlin Mann por exemplo utiliza 12 fichas ou menos. D’autres n’utilisent qu’une única ficha munida das 5 coisas mais importantes a fazer durante o dia. Vê-se por conseguinte que aquilo depende muito da vossa utilização pessoal.

Não n’écrivez sobre as duas faces d’une fixa

Este n’est não uma lei absoluta mas vale melhor n’écrire que sobre o recto d’une fixa. Assim, quando trata-o -se, pode-se ter uma visão global estendendo-o sobre o seu escritório. E não se arrisca d’oublier uma informação notada à costas d’une fixa-se. Isto é importante porque aquilo torna sistema mais o fiável. Notam que se o conteúdo s’étale sobre várias fichas, pode-se então indicar o número da página no canto superior direito (exemplo: 1/2, 2/2).

Pode-se mesmo assim fazer uma excepção relativa às fichas de referência, para ganhar o lugar. Por exemplo pode-se pôr sobre uma mesma ficha os seus números de telefones sobre uma face e as informações pessoais no caso de perda sobre l’autre. Mas d’autres contidos s’y não emprestam: por exemplo se tem os horários de autocarros d’un lado e os vossos números de telefone de l’autre, não poderá reparar um amigo que tenha necessidade d’emprunter vossos horários de autocarros.

Evidentemente, tão às vezes é obrigado-se derrogar à regra se é-se à cursos de ficha.

Deve-se escrever em retrato ou paisagem?

Geralmente, os que utilizam hipster o PDA principalmente para as listas de tarefas preferem l’écriture em retrato. Isto tem l’avantage de facilitar a apreensão de longas listas. Encontra-se assim muitos modelos imprimables neste formato. Mas o modo paisagem é um bom igualmente formato para as fichas de tomada de nota, assim d’écrire mais facilmente das frases que têm sobre uma linha.

Poderia-se fazer coabitar as 2 orientações já que as fichas de listas de coisas a fazer são destinadas bem frequentemente a ser rasgadas uma vez que as tarefas foram realizadas. Contudo, é mais simples d’adopter um formato único. Pessoalmente, j’ai escolhido o formato paisagem puisqu’on pode sempre dispôr as listas de coisas a fazerem sobre duas colunas. C’est também o formato escolhido pelo sítio Pilha of Índice Cards, d’autant mais que o seu sistema de armazenamento é orientado em modo paisagem:

L’en-tête

A maior parte dos utilizadores hipster de PDA utiliza uma rubrica deste estilo:

• categoria
• título
• data e hora
• página n°

A categoria

Pode ser útil d’établir um sistema de categorias. Por exemplo, o sistema PoIC diferencia 4 tipos de fichas: Recorde, Discovery, GTD e Referência, que estudaremos mais distante. Pode-se identificar-o por um símbolo e escurecer certas zonas da fracção das fichas para identificar-o visualmente:

Notará aqui que certos vestígios não são escurecidos inteiramente, isto para indicar que as acções associadas não são terminadas (sobretudo útil para as fichas GTD).

O título

O título é um resumo do conteúdo, pode por conseguinte ser interessante deixá-lo vazio inicialmente, seguidamente preenchê-lo após ter apreendido o conteúdo da ficha.

A data

A data e l’heure são muito importantes no caso de fichas consagradas à tomada de notas. Poderá com efeito servir que d’identifiant única para o vosso sistema papel. Poderá-se por exemplo fazer referência à uma ficha a partir d’une outro. Será bom também d’inclure o dia da semana (lun, mar, …).

Página n°

É às vezes útil d’indiquer um número de página se as informações não retornam só uma em ficha.

Organizam as vossas fichas graças ao sistema Pilha of Índice Cards

Um dos estudos mais completos relativos à gestão de fichas foi efectuada por um japonês ao apelido de Hawkexpress, que compartilha o seu método sobre o sítio wiki bilingue Pilha of Índice Cards. Esta descansa sobre um sistema de tomada de notas (quase) inteiramente analógico.

Ainda que a maior parte dos utilizadores hipster do PDA não armazena geralmente as suas fichas (ou então de maneira numérica), PoIC permanece uma referência não negligenciar. Demonstra com brio qu’un sistema inteiramente papel é ainda hoje em dia possível. Se deixa-se lado as fichas GTD, PoIC assemelha-se d’ailleurs à s’y enganar-se à versão papel d’un blog!

O método propõe 4 tipos de fichas simbolizadas do seguinte modo:

Eis como utilizar-o:

• Recorde : para as experiências pessoais (o círculo)
• Discovery : para as descobertas (l’ampoule)
• GTD : para as listas de coisas a fazerem (o quadrado, que representa o compartimento a assinalar)
• Referência : para informações de referência (uma pessoa externa)

Observará-se que as fichas de tipo tomadas de nota são todas as derivadas do círculo. Assim pode-se desenhar um círculo por defeito lorsqu’on toma-se nota. Ceclui-CI poderá seguidamente ser transformado em descoberta ou informação de referência se necessário.

Este sistema de categorias n’est não um azar e retoma ligeiramente o andamento normal do processo d’écriture, no sentido nobre do termo. Imaginam simplesmente o nosso cupão velho Thomas Jefferson em comboio de tomar medidas com as suas prateleiras de marfim: são as suas experiências pessoais. A partir lá, talvez s’aidant de d’idées provindo d’autres científicos (informações de referência), as ideias combinadas tornar-se-ão descobertas, qu’il poderá seguidamente reunir para escrever um livro qu’il poderá assinar do seu nome.

Nada de bem novo por conseguinte, é natural d’adopter este sistema de tomada de nota. Vêem agora como l’appliquer na vida dos jours…

As experiências pessoais

As fichas de tipo experiência pessoal são como um jornal declara. Se notam observações, medidas, dos factos qu’on viveu. L’exemple a mais corrente é a lista das despesas diárias. Mas se pode-se também por exemplo notar o tempo qu’il feito, l’heure ao qual ele s’est levantado, a refeição qu’on tomou, uma descrição l’accident que teve lugar então qu’on se tornava ao trabalho, etc. C’est ligeiramente um conjunto d’événements do qual foi de controlo rigorosa ou de longe.

As descobertas

As descobertas são deduções que dão do valor acrescentado às experiências pessoais. Podem ser procedentes também d’autres descobertas pessoais e d’idées externas (informações de referência). Qualquer isto mistura-se em l’esprit e chega d’obtenir quelquechose d’intéressant. Chega-se assim a um estado de satisfação intenso, das vezes descrito como uma espécie d’orgasme intelectual, onde todo torna-se mais claramente d’un único golpe muito.

Poderá-se por exemplo arranjar nesta categoria uma ideia de presente d’anniversaire, uma receita de cozinha pessoal, uma aplicação pessoal de GTD, uma maneira de pessegueiro, etc..

As listas de coisas a fazerem

As listas de coisas a fazerem são ligeiramente a razão d’être hipster do PDA de Merlin Mann. E muito l’utilisent apenas para aquilo. Estas listas poderão ser organizadas de acordo com o método Getting Things Done :

• Lista de primeiras coisas a fazerem (ou “prochaines actions”): as primeiras acções físicas a fazerem para cada assunto a tratar correntes. Como arriscam d’être numerosos, pode-se escolher-o por contexto - por exemplo: chamadas a passarem, em reunião, ao escritório, à casa, corridas, etc..
• Lista de assuntos a tratar (ou “projets”): ele definido por “sujet à traiter” n’importe qual resultado desejado que necessita mais d’une acção física. Eis alguns exemplos: Planificar os feriados do mês d’août, reinstalar l’ordinateur, contratar uma nova pessoa, reparar o automóvel, etc..
• Lista de coisas em espera (delegadas): no método Getting Things Done, para cada nova tarefa que toma mais de 2 minutos, é necessário colocar-se a questão: “Suis pessoa mais adequada para realizar este tâche?”. Se a resposta é não, será necessário delegar esta acção. E se l’on quer qu’elle ou seja realizado, vale melhor guardar o vestígio, preferivelmente guardando a data em que delegou-se. Armazenará-se todas as acções na lista de coisas em espera.
• Lista de coisas fazer um dia/talvez : aqui atterissent todos os assuntos a tratar que não são ainda realizáveis agora mas não devem ser perdidos de vista. Pode-se também escolher esta lista por categorias: lugares a visitarem, livros ler, filmes a verem, CDs a ouvir, etc..

Vê-se por conseguinte aqui perfilar-se 4 tipos de fichas, que poderão ser completados por um quinto tipo: a ficha calendário, para todas as tarefas datadas.

Contudo, na prática, é às vezes útil limitar os diversos tipos de fichas. D’autant qu’on reencontrar-se-á frequentemente notar acções em velocidade, como aquando das reuniões. A l’écriture d’une tenta, poder-se-á então qu’on altera d’avis e qu’une primeira coisa fazer transforma-se em tarefa delegada. Estes em casos lá, o sistema de notação Patrick Rhône revelar-se-á útil:

Legenda:

• - Coisa a fazer
• + Coisa feita
• - > Coisa fazer dependente d’une outra acção
• <- Coisa fazer delegada (para s’en recordar, é suficiente que recorde-se que a flecha aponta fora do sistema). Poderá-se acompanhar esta notação da data em que l’action foi delegado, a data devida e o nome da pessoa à quem delegou-se.
• ^ Informação
• O Coisa a fazer deslocado em outra lista

Terá observado aqui que todas as notações são derivadas do travessão inicial. Assim poderá acção facilmente transformar uma nova.

Outro detalhe importante refere-se à quantidade d’informations transportáveis hipster num PDA. Tendo em conta a dimensão das fichas e o número d’actions qu’une pessoa ocupada pode ter, será necessário escolhas certamente fazer. E não se poderá aplicar a totalidade do sistema sobre hipster o PDA. Assim periodicamente deverá “synchroniser” hipster o PDA com o sistema d’organisation mestre, na hora d’une revista diária, a noite ou a manhã.

As informações de referência

As informações de referência são ideia que emerge de l’extérieur. Pode ser uma citação, uma receita, um extracto de livro, d’un sítio web, d’une emissão tele. Pode-se imaginar também uma lista de vocabulário saber ou as palavras d’une canção.

L’important aqui será citar a fonte da referência, se não l’information n’est não utilizável. Para um livro por exemplo, será l’auteur, l’année, a página. Pode-se também fazer referência à ficheiros informático à condição d’avoir uma base pessoal com nomes de ficheiro únicos.

A maior parte do tempo, c’est lendo qu’on confeccionará fichas deste tipo. Mas arranjarei também nesta categoria de ficha muito tipo de memorandum do tipo mapa de metro, horário dos autocarros, números de telefone d’urgence, etc..

Conclusão

J’espère que estas algumas pistas ter-vos -ão inspirado para organizar as vossas fichas. L’essentiel de adaptar-o às vossas necessidades. Para os que querem ir mais adiante, poderei apenas aconselhar-vos que leia o livro Getting Things Done e d’aller consultar o sítio Pilha of Índice Cards.

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Tags: GTD , hipster PDA , hPDA , nota taking , organiseur , PoIC , Tomada de notas , produtividade , Organizar-se , tarefas , todo list

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