Nuovo anno, nuovo organiseur (1/2)
Con questo nuovo anno vengono da nuovi sogni, da nuovi obiettivi, da nuovi progetti. È un buono momento per prendere nuove pratiche che aiuteranno a migliorarsi nelle grandi direzioni che ci si sono fissate ed a proseguire le risoluzioni nobili solennemente enunciate in occasione del passaggio all'anno 2009.
Se avete un po'di immaginazione, allora il compito avrà l'aria enorme, quasi impossibile: occorre realizzare tanto lavoro, con dove cominciare? Ci occorrerà dunque un piano, costruire un ordine del giorno per ritagliare tutto quello in sezioni ed in tappe surmontables. E per quello, il nostro migliore amico è certamente lo organiseur!
In quest'articolo, dunque vi parlerò del mio sistema d'organizzazione, che ha i suoi difetti e qualità, ma che lo spero, vi darà idee ed aiuterà a fare avanzare il schmilblick
Alcuni mesi fa dunque, mi sono strappato per uno organiseur del commercio molto nuovo (vedere prima fotografia dell'articolo). A avevo là diffidato di questo tipo di accessori, che richiedono di comperare incessantemente ricariche su carta del segno come queste:
(in generale difficili da trovare), che hanno spille fragili e che sono anche più ingombranti dei blocchi note di tasca. Ma la modularità che offrono questi mini-selezionatori è molto apprezzabile: da un lato le guide permettono di dividere il tutto in molte sezioni, e dall'altro, si può facilmente staccare le vecchie pagine per archiviarle. In realtà, il vantaggio principale degli organiseurs rispetto ai blocchi note è che sono loro-anche organisables!
Pertanto, il mio organiseur è diventato il mio principale alleato per la mia efficacia quotidiana. Non è il mio solo mezzo di presa di note: quando ho molto a scrivere, lo completo con un taccuino di tasca e, se ho accesso ad un elaboratore, con il software Essential PIM, dove tengo il mio giornale personale. Ma utilizzo preferibilmente lo organiseur quando si tratta di gestire i compiti, i contatti, e catturare idee alla volata.
Alla base, questo organiseur era diviso in 5 sezioni: Ordine del giorno, comunicazione/riunioni, progetti, spese e scopi. Ma come lo vedete sulla fotografia precedente, le ricariche includono guide. Ne ho dunque approfittato per creare nuove sezioni, ed ho deviato un po'l'utilizzo che era previsto per le sezioni d'origine.
Vi propongo ora di esporre nei dettagli l'utilizzo che faccia di ogni sezione:
1a sezione: gli elenchi di cose da fare e l'ordine del giorno
È la parte dove sono consegnati tutti i miei compiti. Alla base, le pagine di questa sezione si presentano in 3 modi diversi: vista quotidiana, vista settimanale, o vista mensile:
Ma nella pratica, utilizzo soprattutto la vista settimanale per i miei compiti datati, mentre la vista quotidiana mi funge da contenitore per notare pala-mescolare degli elenchi di compiti non datati.
Questa sezione è determinante e deve essere consultata regolarmente nel corso del giorno per essere efficace. Apro dunque per difetto il mio organiseur alla settimana del giorno appena io assoie per lavorare, che mi sono steso la sera o che mi alzo la mattina.
a sezione: i wishlists
Questa sezione è riservata in elenchi di cose. Inizialmente, vi si trova l'elenco delle corse e delle cose che vorrei comperare un giorno ma che non sono urgenti. Lo apro in generale quando mi trovo nei negozi o al supermercato. In generale, non sono elenchi di forniture quotidiane, poiché ho ancora abbastanza memoria per richiamarne con io stesso, e sarebbe troppo fastidioso creare un elenco ogni giorno. Ma sono piuttosto cose da comperare puntualmente. Ad esempio attualmente, so che occorre che mi compero un ciclostile di porti USB/un maschero ed una tuba/una centrifuga/ecc.
In seguito, ho notato wishlist categorizzate: le pellicole da vedere, gli album da ascoltare, libri da leggere ecc. io riempita quest'elenchi ogni volta che mi consigliano quelquechose. O allora quando intendo una canzone che gradisco, noto le parole, e cercherò l'artista ed il titolo più tardi quando ho accesso all'Internet.
Infine, ho creato un elenco delle cose prestate/prese in prestito. Per ogni cosa, so così esattamente da allora quando ed a che lo ho prestato o preso in prestito.
a sezione: le pratiche e routine
Come lo sapete forse, ho recentemente traslocato all'Isola Maurizio. Ma un trasloco porta sempre una grande confusione al livello del nostro modo di vita. Occorre trovare i suoi riferimenti nella sua nuova casa, nel suo nuovo lavoro, al livello dei tipi di trasporto, delle attività allegate, ecc.
D'altra parte, poiché vivo ancora da solo, non posso contare che su me per i compiti domestici, ed occorre dunque che sia un minimo efficace perché il caos non si inviti nella mia casa. Di qui lo stabilimento di nuove pratiche e nuove routine per disciplinarsi un po'. Conservare una traccia scritta la ha molto aiutata in quest'impresa.
In questa sezione, noto dunque soprattutto routine. Sono compiti di effettuare preferibilmente sempre nella stessa sequenza, a un certo momento. Ad esempio vi ho recentemente parlato della mia routine matinale, ma ho creato anche una routine della sera, una routine dei principali compiti che faccio quando arrivo al lavoro, ecc. sono cose molto semplici, ma che lo aiutano ad agire rapidamente e bene.
Ad esempio per la routine d'arrivo al lavoro, quello dà questo tipo di cosa:
- aprire lo organiseur alla pagina del giorno sull'ufficio => quello mi ricorda che occorre che leggo i miei compiti del giorno
- collegare la mia chiave USB => poiché la mia chiave USB contiene tutte le mie note osservate con il software EssentialPIM
- collegare il mio telefono => per non essere guasti di batteria
- chiudere le mie applicazioni => poiché ogni sera, estinguo il mio elaboratore in modo hibernation, cosa che conserva le mie applicazioni aperte
- redémarrer l'elaboratore => è importante redémarrer un elaboratore ogni giorno per d'esecuzione
- riempire la mia bottiglia alla fontana d'acqua => evita i va e vieni alla macchina a caffè e mi permette di fare qualcosa di utile mentre la mia macchina redémarre
D'altra parte, ho aggiunto anche un elenco di pratiche che non dipendono da un momento del giorno, ad esempio: tenersi diritto .
Ecco, come l'articolo inizia ad essere lungo, vi propongo di scoprire il seguito nel prossimo opus.
Tags: ordine del giorno, efficacia, GTD, giornale personale, nota taking, organizzazione personale, organiseur, presa di note, produttività, productivity, risoluzioni, organizzarsi, compitiSe avete gradito quest'articolo, date più visibilità votando per lui su Scoopeo:
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